会社に無駄な会議は存在しない。無駄にしているのは「あなた」です。

よくあることですが、組織を改正し、会議体を整備すれば業績が向上すると思っていませんか？

しかし、実際にはそれだけで業績が向上することはありません。なぜなら、会議の開催は目的ではなく手段だからです。

会議は羅針盤であり、会社の心臓である

規定が会社の躯幹であるとするならば、会議は会社の羅針盤であり心臓のようなものです。

会社の体裁を整えるには3つの要素が必要で、それが、

1. 規定
2. 組織
3. 会議

です。

規定が整備して組織が編成し、会議体を確立することで初めて会社としての体裁が整ったと言うことができます。

コンプライアンス(法令遵守)やガバナンス(企業統治)の問題も、この3点があるからこそ具現化できるのです。

しかし、問題は内容です。

繰り返しになりますが、会議は手段です。時間の長短や頻度ではなく、内容・必要性が問題になります。

会議での決め方、決めたことの実行、そして、その執着こそが業績向上に結びついていくのです。

会議開催上の留意点

会議を開催する上での留意点を列挙いたします。これらに注意して、会議体を構成してください。

1. 会議の体型と業務フローの確立(臨時/定時/緊急開催など)
2. 議案書と議事録のフォーマット化(特に議事録が重要)
3. 報告事項と決議事項の区分(報告のための会議とはしない)
4. 定例議題の明確化と随時/臨時/緊急議題の取り扱い
5. 参加者の絞り込みと欠席者の手続き(会議への参加は必要最小限で)
6. 会議を責任追求の場としない(自由闊達な意見交換の場)
7. 会議は確認して議決するところ(原則として先送りはなし)
8. 時間厳守(開始時間、終了時間)
9. 提案・報告は緊急時を除きフォーマット化する(定型化する)
10. 提案・報告は事前申告制
11. 資料は簡潔に
12. 作成部数は出席人数＋１(保存用)

多くの会社がペーパーレスやDXを取り組んでいると思うので、これをベースに貴社の取り組みに落とし込んでください。

議事録や提案事項などはフォーマットを作り活用することがポイントになります。

まとめ

業績が改善しないのを「無駄な会議のせいだ」と責任転嫁していませんか？

会社に無駄な会議は存在しません。無駄にしてしまっているのは、経営者・経営幹部・従業員たちです。

せっかく制定した会議です。会議の内容を改善していくことで、業績アップにつなげていきましょう。

貴社の会議体を見直すきっかけになれば、幸いです。

ご不明な点やご相談があれば、お気軽にお問い合わせください。